Oggi anche le flotte di più modeste dimensioni ricevono una vera e propria ondata di dati provenienti da una molteplicità di fonti: società di noleggio, gestori di carte carburante, operatori di ricarica per veicoli elettrici, concessionari, officine, compagnie assicurative.
I fleet manager si trovano così ad affrontare il pericolo del sovraccarico di dati. La quantità di informazioni disponibili rischia di diventare ingestibile, se non addirittura deleteria per la flotta: analizzare male i dati significa incorrere in scelte sbagliate, persino in contenziosi legali.
Tuttavia, ignorare il problema non è un’opzione: utilizzare i dati è fondamentale per far bene il proprio mestiere di Fleet Manager, ma le normative sulla raccolta, elaborazione, conservazione e sicurezza dei dati impongono obblighi stringenti, mentre la minaccia dei cyberattacchi è in costante crescita.
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La tecnologia ci è alleata, se gestita bene
In questo mare di dati si nascondono le chiavi per una gestione delle flotte più pulita, economica, sicura ed efficiente. La sfida consiste nel distinguere il rumore dal segnale: concentrarsi sui dati che richiedono un intervento immediato e su quelli che permettono di misurare i progressi verso obiettivi strategici di lungo periodo.
In soccorso delle flotte possono arrivare anche il machine learning e dell’intelligenza artificiale (AI), che stanno offrendo ai responsabili delle flotte nuovi strumenti per accedere, collegare, analizzare e interpretare set di dati che prima erano completamente separati.
I 10 step per la raccolta e l’utilizzo dei dati
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DPIA (Data Protection Impact Assessment): condurre una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati per individuare e mitigare i rischi per la privacy, può essere affiancata da una valutazione d’impatto sull’uso dell’AI. Fatto questo è necessario utilizzare tutte le risorse tenendo conto della privacy fin dalla fase iniziale.
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Accountability e responsabilità: definire politiche e procedure interne chiare a supporto dell’uso delle tecnologie di raccolta dati e identificare per ogni attività chi agisce come titolare del trattamento (anche congiunto) o come responsabile esterno.
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Trasparenza: fornire informazioni chiare e accessibili sull’uso dei dati personali, includendo identità del titolare, finalità, tempi di conservazione e modalità di condivisione. Queste informazioni possono essere comunicate tramite contratti, manuali di servizio, computer di bordo, adesivi o QR code.
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Minimizzazione e conservazione dei dati: raccogliere solo i dati strettamente necessari e conservarli per il tempo indispensabile. Evitare, se possibile, la raccolta di dati di localizzazione in tempo reale o di video continui, preferendo dati anonimizzati. I dati raccolti per uno scopo poi non devono essere riutilizzati per finalità incompatibili (es. dati per la manutenzione non dovrebbero essere usati dagli assicuratori per profilare conducenti o definire premi personalizzati).
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Accuratezza e controllo: consentire agli interessati di aggiornare o cancellare i propri dati quando opportuno.
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Sicurezza: adottare solide misure di controllo degli accessi e protezione contro perdita o accessi non autorizzati, anche nei veicoli condivisi. Abbiamo parlato iù volte di cybersecurity, una tutela alla quale nessuna azienda deve rinunciare.
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Base giuridica e dati sensibili: assicurarsi che ogni trattamento abbia una base legale valida. In caso di consenso, deve essere esplicito e facilmente revocabile. Se vengono trattati dati che possono rivelare informazioni delicate (es. posizione che suggerisce credo religioso o orientamento sessuale), occorre una base giuridica aggiuntiva.
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Terze parti e condivisione dei dati – ogni condivisione con altri titolari deve essere giustificata da una base legale e regolata da un accordo specifico. I trattamenti da parte di responsabili esterni devono avvenire tramite contratto conforme al GDPR. Devono inoltre essere previste procedure per le richieste da parte di terzi o forze dell’ordine.
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Diritti degli interessati – garantire che le persone possano esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, opposizione). Ad esempio, le immagini delle dashcam devono essere fornite con eventuale oscuramento di terzi, importante soprattutto per le vetture ad uso promiscuo.
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Consenso e GDPR: chi accede a dati tramite servizi di comunicazione pubblici può necessitare del consenso conforme al GDPR, indipendentemente da altre basi legali.
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