Massima attenzione al rispetto della normativa sulla privacy quando si monitora lo stile di guida dei dipendenti, anche se lo si fa in via “sperimentale”, senza geolocalizzazione e con l’intento di premiare le condotte più virtuose.
Ce lo ricorda questo recente provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali, che ha inflitto una sanzione amministrativa di 120.000 euro a una società operante nel settore delle sementi agricole per aver trattato in modo illecito i dati personali di cinque dipendenti.
IL PROGETTO SANZIONATO
La società, parte di un gruppo multinazionale svizzero, aveva fatto installare sulle auto aziendali assegnate a cinque dipendenti un dispositivo telematico satellitare capace di rilevare i comportamenti di guida dei conducenti, e di utilizzare i dati così raccolti assegnando un punteggio di valutazione.
Le informazioni così raccolte venivano conservate per 13 mesi, per cui, essendo il progetto iniziato a luglio, i dati risultavano nella piena disponibilità dell’azienda quando è avvenuta l’ispezione del Garante.
Il progetto era stato avviato in via sperimentale, ma destinato a essere esteso a tutte le società europee del Gruppo.
LE VIOLAZIONI RISCONTRATE DAL GARANTE
L’azienda non ha provveduto a cercare l’accordo sindacale per l’installazione di tali dispositivi (come previsto dall’art. 4 Statuto Lavoratori) perché convinta che il “Programma di Telematica”, non prevedendo di geolocalizzare i veicoli, non configurasse un’attività di monitoraggio dei dipendenti.
Invece, l’Autorità – intervenuta a seguito della ricezione di un reclamo – ha stabilito il contrario, rilevando numerose violazioni della normativa privacy:
- Il dispositivo installato sui veicoli aziendali era in grado di “raccogliere informazioni molto dettagliate sui viaggi effettuati, tali da consentire un controllo sull’attività dei lavoratori” senza garanzie alcune rispetto a quanto previsto dallo Statuto dei lavoratori (L. 300/1970).
- L’informativa sulla privacy fornita ai lavoratori non indicava in modo chiaro e trasparente “le finalità, le basi giuridiche né i soggetti qualificabili come titolari, responsabili e destinatari del trattamento dei dati”. Non era chiaro chi avesse accesso ai dati.
- Manca una valutazione comparativa del legittimo interesse rispetto ai diritti e alle libertà fondamentali dell’interessato.
- L’accesso alle informazioni raccolte tramite i dispositivi installati sulle auto aziendali era consentito anche al personale di altre società del gruppo, in assenza di un’idonea autorizzazione.
Quindi – malgrado non ci fosse geolocalizzazione dei veicoli e i dipendenti potessero attivare il cosiddetto pulsante “privacy” presente sul veicolo durante i viaggi non di lavoro – l’Autorità ha sanzionato l’azienda, tenendo conto sia del numero limitato di dipendenti coinvolti sia del fatto che l’azienda subito dopo la contestazione ha sospeso il trattamento dei dati ritenuto illecito.
Il Garante ha inoltre ordinato la cancellazione dei dati relativi ai viaggi dei lavoratori, raccolti e utilizzati per l’attribuzione dei punteggi di comportamento alla guida.
COSA DEVONO FARE LE AZIENDE
Le aziende che usano strumenti di monitoraggio/geolocalizzazione (come abbiamo visto, basta anche solo il monitoraggio) per i veicoli in fringe benefit devono fare estrema attenzione alla privacy, fin dall’inizio.
Guarda anche: Come raccogliere i dati in flotta in modo utile (e sicuro), spiegato in 10 punti
Bisogna sempre poter dimostrare in caso di ispezione di avere fatto tutto quanto serve:
- Accordo sindacale, che non è necessario solo se lo strumento telematico è considerato indispensabile per svolgere il lavoro (ad esempio un navigatori su veicoli per consegne urgenti). Tenere presente che il Garante della privacy tende a interpretare questa eccezione in modo molto restrittivo
- Fornire ai dipendenti un’informativa adeguata sul trattamento dei dati
- I dati devono essere accessibili solo a personale autorizzato e per il tempo strettamente necessario
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