Gestire la mobilità di un evento come le Olimpiadi Invernali di Milano Cortina 2026 significa orchestrare una macchina complessa, distribuita su territori diversi, con esigenze operative eterogenee e una variabilità continua dei flussi. In questo contesto, la gestione di una flotta di 3.000 veicoli non rappresenta soltanto una sfida logistica, ma un vero e proprio sistema nervoso della manifestazione.
Dai sei cluster operativi – Milano, Bormio, Livigno, Val di Fiemme, Cortina e Anterselva – fino alla coordinazione di migliaia di movimenti giornalieri, ogni scelta è stata guidata da pianificazione, tecnologia e capacità di adattamento. Un modello “diffuso” che ha richiesto nuove logiche di intermodalità, controllo in tempo reale e una forte integrazione tra persone, mezzi e infrastrutture.
In questa intervista, Tommaso Ramella Pajarin Ottaviano, responsabile della gestione della flotta, racconta come è stata costruita e governata questa complessa architettura della mobilità: dalle sfide operative ai sistemi digitali di controllo, fino alla gestione dei driver e al “dopo” delle Olimpiadi, quando anche le 3.000 auto brandizzate entrano in un nuovo ciclo di vita.
Gestire 3.000 auto distribuite su più località per un evento olimpico è senza precedenti. Quali sono state le principali sfide operative e come le avete affrontate per garantire efficienza e puntualità?
Con una superficie demografica Le Olimpiadi Invernali di Milano Cortina 2026 sono state caratterizzate come la prima edizione “diffusa” della storia, che ha coinvolto un’area vastissima del Nord Italia che copre oltre 22.000 chilometri quadrati tra Lombardia, Veneto e le Province Autonome di Trento e Bolzano (Trentino-Alto Adige)
La prima sfida operativa è stata quella di costruire, pianificare e gestire contemporaneamente 6 hub operativi nelle seguenti cluster: Milano, Bormio, Livigno, Val Di Fiemme, Cortina e Anterselva
Ogni hub aveva una logica e gestione ad hoc in base al territorio, come ad esempio il numero di volontari driver da gestire, la gestione della manutenzione dei veicoli, la condizione e la viabilità delle strade, le esigenze degli stakeholder, la vicinanza con stazione ferroviarie e o aeroporti.
Inoltre, la distanza media di 2 ore e mezza di media tra ogni cluster è stata uno delle prime analisi su cui abbiamo lavorato al fine di poter sfruttare al meglio il concetto di intermodalità.
Lo studio, la pianificazione, le distanze, gli imprevisti, gli scenari hanno contribuito a poter delineare un piano trasporti che potesse essere efficienti in termini di offerta di mezzi e puntuale, ottimizzando la comunicazione sfruttando processo comunicativi di operational readiness.
Quali strumenti tecnologici o processi innovativi avete utilizzato per monitorare e coordinare una flotta così ampia in tempo reale?
È stato creato ad hoc un sistema di flotta aziendale FMS, con una client app e driver app dedicata. Abbiamo fatto numerosi test event per includere tutte le funzionalità fondamentali. Il cuore del sistema era una control room che raccoglieva in un’unica interfaccia la posizione dei veicoli tramite GPS, il numero di driver attivi in piattaforma, il numero di veicoli disponibili, il travel time medio dei veicoli, stato veicoli, Tempi di rotazione tra una corsa e l’altra, livello di carburante, Pianificazione dei turni dei driver.
Inoltre il nostro FMS fungeva da interfaccia della nostra client app per la ricezione delle prenotazione da parte degli stakeholder, che potevano prenotare i servizi auto nelle venue di gara, negli alberghi e nelle case olimpiche.
Ci sono episodi o situazioni particolarmente memorabili legati alla gestione della flotta durante le Olimpiadi che illustrano la complessità dell’operazione?
Una delle sfide più complesse in questa olimpiadi diffuse è stata quella della definizione del tempo di inflottamento delle auto, modelli, numeriche nei differenti cluster in base alle tipologia di ogni veicolo e miglior uso che ne potevamo farne sfruttandone le sue caratteristiche. Ricevere in soli due mesi e mezzo, 1400 auto su Milano, 600 su Cortina, 300 sulla valtellina, 300 sulla val di fiemme, 100 su Anterselva non è certo banale.
Un altro aspetto è la definizione degli spazi e dei parcheggi dove poter tenere le auto soprattutto in montagna, ma anche complessità di ottenere assistenza, manutenzione e riparazione in un territorio cosi ampio e non cittadino, dove spesso i tempi sono molto lunghi (ma un’olimpiadi dura 2 settimane).
Altro aspetto interessante è la gestione di 1700 driver, dove è stato fondamentale recrutarli, formarli a usare la nostra driver app per garantire i servizi ai nostri stakeholder offrendoli la possibilità di partecipare ad un corso di guida sicura, per aumentare la sicurezza sulle strade.
Cosa vi ha insegnato questa esperienza sull’organizzazione di flotte in grandi eventi e quali best practice portereste in altri progetti futuri?
La pianificazione di un evento olimpico a livello di trasporto è fondamentale e richiede tempo nel definire tutti gli aspetti operativi e gli eventuali piani di contingency in caso di problematiche e criticità (condizioni atmosferiche avverse, ritardi, sistemi che non funzionano, guasti e incidenti).
La fase di execution deve essere in linea con quanto pianificato e analizzato, ma occorre avere la prontezza per prendere decisioni operative (per esempio il numero di driver disponibile più bassi rispetto alla domanda. Ma anche riadattare i mezzi in base alle diverse esigenze come il trasporto di atleti disabili.
Ogni giorno in un evento olimpico, può suggerire l’imprevisto e la velocità decisionale, la comunicazione, e il problem solving fanno parte della forma mentis che io ho potuto sviluppare ancora di più in questa esperienza.
Che fine hanno fatto le 3.000 auto brandizzate?
Le auto dei brand italiani di Stellantis che hanno rappresentato la flotta olimpica e paralimpica seguiranno un programma di rivendita attraverso rete ufficiale Stellantis dedicato in primis ai dipendenti, partner, e a tutti coloro che hanno partecipato al contesto delle Olimpiadi Invernali 2026.
Guardando oltre le Olimpiadi, quali sono i prossimi progetti o innovazioni nella gestione flotte su larga scala che prevedi di sviluppare, anche in termini di mobilità sostenibile o MaaS
Guardando alle Olimpiadi e altri eventi di carattere minoritario l’obiettivo primario sarà l’ottimizzazione delle tratte dei veicoli, il monitoraggio dei consumi, e software che permettano sempre di più di monitorare le condizioni e lo stile di guida del conducente, in un’ottica anche di consumi.
