Ogni car policy aziendale è diversa dall’altra. Ci sono vari aspetti che la determinano: in primis, la policy generale della società in questione, le esigenze di spostamento dei driver, le necessità di saving.
Per questo non esiste un unico criterio di massima per costruire la car policy aziendale. Esistono però alcuni passaggi, o step, che sono comuni a tutti i documenti che regolano l’utilizzo dei veicoli di un’impresa. Vediamo quali sono.
I 5 STEP PER COSTRUIRE LA CAR POLICY AZIENDALE
1) STABILIRE GLI OBIETTIVI
Occorre prima di tutto stabilire quali sono gli obiettivi della car policy aziendale. Obiettivi che vanno ovviamente definiti insieme ai vertici della società. Ci sono car policy che seguono obiettivi internazionali, come il raggiungimento di un determinato tetto in termini di emissioni. Ci sono invece car policy, specie quelle delle pmi, che puntano soprattutto al risparmio.
Gli obiettivi, in secondo luogo, dipendono anche dal business dell’azienda. Esempio: l’azienda in questione può avere un orientamento più o meno sostenibile, anche e soprattutto per ragioni di immagine, oppure può decidere di gratificare maggiormente i dipendenti dando loro la possibilità di scegliere quali veicoli guidare. Per sintetizzare, la car policy aziendale è spesso lo specchio dei principi e della filosofia dell’azienda.
A tutto ciò si lega anche la scelta della formula d’acquisizione più conveniente, che può essere il noleggio a lungo termine, piuttosto che la proprietà abbinata al Fleet Management.
2) DEFINIRE UNA STRUTTURA
La struttura della car policy aziendale può essere più o meno articolata a seconda della complessità dell’organigramma. Un’impresa con tanti dipendenti che occupano diversi ruoli non può non avere un documento diviso in fasce di assegnazione (amministratori, dirigenti, forza vendita). Ogni fascia avrà i suoi veicoli o, quanto meno, le sue categorie di auto.
La car policy aziendale, in secondo luogo, può essere chiusa, ovvero caratterizzata da un numero limitato di modelli scelti dagli stessi Fleet Manager, oppure aperta, o user chooser, ovvero che concede al driver possibilità di scelta tra vari veicoli. Ci possono essere poi, a seconda delle esigenze, le auto in pool, ovvero quelle che possono essere utilizzate da tutti i dipendenti per le loro necessità di spostamento lavorativo.
Approfondisci: Che cosa si intende per auto a uso promiscuo?
3) STABILIRE I CRITERI DI MASSIMA
Essendo un documento, la car policy aziendale dovrà indicare tutti i criteri di massima, a cominciare da quali dipendenti hanno diritto all’auto aziendale in fringe benefit e quali invece al veicolo da utilizzare per lavoro (mezzi operativi, ad esempio). Comprese le procedure di utilizzo e di restituzione del mezzo.
Ci sono poi ovviamente eventuali deroghe rispetto all’assegnazione e/o le sanzioni in caso di comportamenti non corretti da parte dei driver. E’ importante che sia indicato tutto con chiarezza e trasparenza, dato che si tratta di un documento ufficiale. Questi criteri di massima possono poi prevedere variabili come, per fare un esempio, la diversificazione per livelli delle norme che sottendono all’assegnazione di un’auto aziendale.
4) SCEGLIERE LE TIPOLOGIE DI VEICOLI
Ovviamente, poi occorre decidere le tipologie di veicoli e le alimentazioni da inserire in car policy. Se ad esempio i driver percorrono tanti chilometri in autostrada, Suv e station wagon sono le categorie inevitabilmente più gettonate e le auto diesel sono pressoché indispensabili, se i driver si spostano in città, vetture più compatte e auto elettriche e ibride possono rappresentare un’ottima soluzione.
Come scegliere il veicolo giusto? Beh, occorre optare per la migliore soluzione tecnologica in termini di saving e efficienza a seconda dell’utilizzo che si fa della vettura. Anche la ricchezza degli equipaggiamenti dipende dalle singole necessità, anche se la sicurezza è ormai una priorità per tutti.
Approfondisci: Auto elettriche in flotta? I modelli più adatti sul mercato.
5) INSERIRE VARIE ED EVENTUALI
Il Fleet Manager, per rendere più completa la car policy aziendale, può anche decidere di inserire altre informazioni, come la modalità della gestione delle multe e dell’addebito ai driver (tema sempre delicato e complesso), oppure la copertura assicurativa.
Leggi anche: Multe con l’auto a noleggio? Per quelle prese prima del 2021 deve ancora pagare il noleggiatore.
Oppure ancora come gestire le auto in caso di lunga assenza di un dipendente (per malattia oppure per maternità) e la metodologia da adottare per acquisire le vetture. Ovviamente più informazioni ci sono, più trasparenza c’è nei confronti del driver, che riceve la car policy per conoscenza e accettazione.
***
CONTINUA A LEGGERE SU FLEETMAGAZINE.COM
Per rimanere sempre aggiornato seguici sul canale Telegram ufficiale e Google News.
Iscriviti alla nostra Newsletter per non perderti le ultime novità di Fleet Magazine.
