Controllare il cellulare dei dipendenti è legale? La risposta ti sorprenderà

Il controllo del cellulare dei dipendenti, sia aziendale che privato, dopo un incidente stradale con l’auto (anche questa aziendale) è consentito? La risposta forse potrebbe sorprendevi, o forse no. Perché sì, il controllo del cellulare dei dipendenti da parte dell’azienda è consentito.

Ovviamente questa possibilità ha limiti ben definiti e non è possibile abusarne, se non andando contro la legge. Quindi, facciamo chiarezza su autorizzazioni e modalità di controllo dei dispositivi dei dipendenti da parte delle aziende.

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Niente cellulare alla guida: lo dicono il Codice della Strada e le policy aziendali

Come ben sappiamo l’uso del cellulare alla guida è regolato da molte aziende grazie all’uso di una policy, condivisa con i dipendenti. Qui abbiamo parlato di come stilare delle linee guida per la sicurezza dei driver efficaci.

Come se ciò non bastasse, questo comportamento è normato, e sanzionato, dal Codice della Strada. Nello specifico dall’articolo 173 del CdS che vieta al conducente “di far uso durante la marcia di apparecchi radiotelefonici, smartphone, computer portatili, notebook, tablet e dispositivi analoghi che comportino anche solo temporaneamente l’allontanamento delle mani dal volante”, pena la multa da € 165 a € 660 e la sanzione amministrativa accessoria della sospensione della patente di guida da uno a tre mesi, qualora lo stesso soggetto compia un’ulteriore violazione nel corso di un biennio. Ed è proprio il CdS a sancire che, in caso di incidente, e soprattutto se questo dovesse provocare feriti gravi e morti, l’uso del cellulare alla guida sarebbe un’aggravante. 

Quindi, allo stesso modo, un incidente con danni ai beni aziendali (l’auto) e alle persone (il conducente stesso, ma anche passeggeri o altri utenti della strada) dovrebbe prevedere “l’aggravante” dell’uso del cellulare alla guida.

L’azienda può controllare il mio cellulare?

Veniamo al punto saliente: il controllo del cellulare del dipendente che può essere fatto, ma a certe condizioni. Iniziamo col separare due casi, quello in cui il cellulare sia di proprietà dell’azienda, e in uso al dipendente per scopi lavorativi, e quello in cui il dispositivo sia privato, ad uso lavorativo o meno.

Controllare il cellulare aziendale, si può fare

Il datore di lavoro, in effetti, ha la possibilità di controllare i dispositivi aziendali, incluso il cellulare fornito dall’azienda stessa. Ciò comunque va sempre fatto rispettando le normative sulla privacy e sul trattamento dei dati. Il controllo poi deve essere trasparente, ovvero i dipendenti devono essere informati delle modalità e degli scopi del monitoraggio preventivamente. Idealmente l’azienda dovrebbe, all’atto di consegna del cellulare, mettere a conoscenza della possibilità che ciò accada.

In alcuni casi specifici, come incidenti stradali, l’azienda può controllare se il dipendente stava utilizzando il telefono al momento dell’incidente, ma non può farlo in modo arbitrario o invasivo senza una giustificazione legittima e, in alcuni casi, potrebbe essere necessaria un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.

Inoltre, il controllo deve limitarsi a indagare le motivazioni che lo hanno reso necessario. Ovvero, nel caso di incidente stradale, potrò controllare l’attività del cellulare (se a quell’ora, ad esempio, siano state fatte ricerche internet, inviati mail o messaggi, scattate fotografie o girati video) ma senza scendere nei particolari del contenuto.

Il cellulare aziendale comunque non può, in nessun caso, essere usato per controllare il dipendente. Il divieto è espresso chiaramente dall’Art. 4 St.lav. (L. 300/1970, dopo le modifiche del Jobs Act, D.Lgs. 151/2015).

Il cellulare privato è privato

Il controllo dei dispositivi personali è, ovviamente, molto più restrittivo. Il datore di lavoro non può infatti avere l’accesso al cellulare privato di nessun dipendente. Solo le Forze dell’Ordine, e comunque sempre autorizzate dal GIP e solo nei casi in cui il controllo sia motivato da seri e gravi indizi di reato, possono accedervi.

Se l’azienda dovesse sospettare un uso improprio, eventuali controlli dovranno essere eseguiti dagli organi preposti.

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Ci sono leggi che regolano il controllo del cellulare dei dipendenti?

In Italia ci sono due principali norme che rispondono a questo quesito, bilanciando le esigenze dell’azienda con il diritto alla privacy del lavoratore.

Partiamo dall’Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), che regola i controlli a distanza sui lavoratori, compresi quelli sui dispositivi aziendali. Questi possono essere effettuati solo per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza sul lavoro, e devono essere preventivamente autorizzati da un accordo sindacale o, come detto, dall’Ispettorato del Lavoro. E rientrare comunque nel quadro di rispetto della privacy.

A farlo è GDPR (Regolamento UE 2016/679), che stabilisce che l’azienda, anche quando fornisse un telefono o computer aziendale di sua proprietà, è tenuta a rispettare le normative europee sulla protezione dei dati personali. I dipendenti devono essere quindi informati chiaramente su come e perché vengono raccolti, trattati e conservati i loro dati.

Il controllo non può essere effettuato in modo arbitrario o senza una giusta causa e l’accesso ai dati deve essere proporzionato alle finalità aziendali, come dicevamo sopra. Questi controlli, quindi, sono consentiti solo in caso di sospetti fondati di attività illecite o violazioni delle regole aziendali, rispettando il principio di proporzionalità e senza essere invasivo o lesivo della dignità personale.

Il controllo delle Forze dell’Ordine

In caso di incidente stradale grave, come detto, le Forze dell’Ordine hanno il diritto di esaminare i cellulari dei conducenti coinvolti per accertare se l’uso del cellulare abbia contribuito all’incidente. La Procura di Trento (Ex art. 589 bis e 590 bis del Codice Penale) ha stabilità la possibilità di accertare immediatamente l’uso del cellulare dei coinvolti e, in caso di diniego, di procedere al sequestro del dispositivo. Lo stesso ha fatto, con specifica direttiva (la numero 4414 del 26 giugno 2018), la procura di Pordenone.