In media un’auto a noleggio a lungo termine riceve da 1 a 2 multe l’anno. Ciò significa che una grande flotta genera migliaia di atti amministrativi.
Il valore della sanzione amministrativa (solitamente fra i 100 e 120 euro), se non gestita, raddoppia e a questo si aggiungono le spese per le notifiche successive. Quindi è facile trovarsi a pagare 300 euro a sanzione, se non si dispone di un efficace sistema di gestione delle multe.
PRIMO COMANDAMENTO: EVITARE IL CONTENZIOSO
Precisione, velocità ed efficienza sono la chiave per tenere sotto controllo il problema: «Una cattiva gestione in fase di prima notifica genera contenzioso. Questo va sempre evitato, pagando subito o fornendo i dati utili nei tempi previsti», spiega Massimo Carosini, Partner & Managing Director di Safo Group, società specializzata nella gestione delle multe stradali e nei servizi legati alle flotte aziendali.
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Per riuscirci bisogna che chi deve pagare la multa – e cioè il driver aziendale alla guida del mezzo che ha commesso l’infrazione – sia individuato velocemente e sia messo in condizione di pagare nella maniera più semplice possibile.
Come fare? Per capirlo è utile comprendere come avviene il processo di notifica.
A CHI ARRIVANO LE MULTE DELLE AUTO A NOLEGGIO?
Generalmente, le multe arrivano al proprietario del veicolo, e cioè al noleggiatore (che sia a breve o a lungo termine).
Questo, ovviamente, non significa che spetti al locatore, e cioè al noleggiatore, pagare le multe, come spiega l’articolo 196 del Codice della Strada.
Il noleggiatore identifica chi è il sottoscrittore del contratto di noleggio e comunica i dati del locatario alle autorità (tutte le notifiche avvengono via Pec), che a quel punto notificano la multa all’interessato.
Questo è un processo gestito da società specializzata nella gestione delle multe stradali, che possono offrire i loro servizi al noleggiatore e alle flotte sue clienti.
RENDERE LA MULTA MENO “FASTIDIOSA” POSSIBILE
Ricevere una multa non è mai piacevole, gestirla in modo corretto aiuta però a lasciarsela alle spalle riducendo i danni.
«Le società di Noleggio a lungo termine hanno rapporti con clienti conosciuti e continui nel tempo, presenti sul territorio nazionale. È anche nel loro interesse rendere la gestione del prodotto multa più fluida possibile», spiega Carosini.
Semplificare il pagamento
Come abbiamo visto, il primo punto è evitare il contenzioso e consentire al locatario di pagare entro 5 giorni da quando gli viene notificata la sanzione, in modo che possa risparmiare il 30% dell’importo.
«Consentiamo al cliente di gestire la multa nel modo meno fastidioso possibile, il driver può pagare online tramite un link. Molto spesso le aziende preferiscono pagare subito la sanzione, addebitandola poi in busta paga (sempre dando una comunicazione preventiva, nel caso il driver volesse contestare la multa). Forniamo anche quel servizio, adattandoci alle politiche di HR di ciascuna azienda», spiega Carosini.
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Altri problemi possono insorgere se il driver aziendale cambia posto di lavoro: a volte per l’azienda è comunque un danno minore pagare subito la multa, piuttosto che vedersi arrivare cartelle esattoriali a distanza di anni.
Altri servizi
Un efficace sistema di gestione multe consente ad esempio di:
- Avere un archivio digitale delle sanzioni, anche a scopi statistici. Ad esempio per individuare i driver più indisciplinati alla guida o le sanzioni più ricorrenti, e mettere in atto politiche di fleet management conseguenti
- Garantire l’associazione multa-utilizzatore dell’auto (anche per le auto in pool)
- Gestire i processi di richiesta di pagamento e di verifica del pagamento nei tempi previsti (e non avere così la “sorpresa” dell’arrivo di cartelle esattoriali dopo anni)
DIFFERENZE FRA NOLEGGIO A LUNGO E BREVE TERMINE E CAR SHARING
Le società di gestione multe si occupano anche di Rent-a-car e car sharing, ogni settore ha le sue specificità.
Nel Rent-a-car il cliente è spesso occasionale, straniero (proveniente anche da Paesi extraeuropei), quindi la gestione e i processi di notifica da parte delle autorità assume dei problemi non banali e questo genera contenzioso fra le autorità e la società di noleggio. Pensiamo alla difficoltà di riscuotere una multa con un cliente coreano, israeliano o cinese.
«Spesso anche la normativa non aiuta nella corretta interpretazione dei problemi. Questo è un aspetto critico per chi gestisce il rent-a-car, per questo sono necessari efficaci sistemi di gestione delle multe», Spiega Corsini.
Nel Car sharing – che si sviluppa in un determinato spazio metropolitano – la sfida è la capacità di applicare regole in maniera adeguata alla città e capire le sanzioni in cui si incorre.
«Serve un sistema di gestione delle regole flessibile e adeguato, che ad esempio sappia stabilire a chi vanno in carico le multe emesse per un parcheggio errato Bisogna avere capacità di discernere per identificare chi ha commesso l’infrazione, serve una capacità tecnica importante».
CHI OFFRE SERVIZI DI GESTIONE MULTE
Le principali realtà di gestione multe in Italia sono la già citata Safo Group, che gestisce 7milioni di multe l’anno in tutto il mondo (3 milioni in Italia) e Agenzia Italia, che affianca le aziende del settore auto a gestire contravvenzioni e mancati pedaggi con tempestività e organizzazione.
Ci sono poi realtà di fleet management che offrono anche il servizio di gestione multe o la neonata Transigo, che promette una notifica entro 24 ore dalla multa o dal mancato pagamento del pedaggio.
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