Come costruire una car policy: la nostra guida

Ecco cosa bisogna fare per costruire una car policy: definire gli obiettivi, stabilire la struttura del documento, elencare i criteri della car policy e le eventuali voci aggiuntive. E, non ultimo, controllare di aver previsto tutto.

Come costruire una car policy? Una domanda, questa, molto importante: se con il termine car policy si intende infatti la politica dell’azienda in materia di gestione del parco auto, l’efficacia di questa strategia può determinare notevoli vantaggi in termini di risparmio di costi e ottimizzazione dei veicoli

come costruire car policy

Per ottenere questi risultati, il Fleet Manager, ossia la figura interna deputata a sovrintendere a quest’area operativa, è chiamato a elencare “nero su bianco” una serie di “norme di gestione”. Parliamo di tutto quanto concerne l’utilizzo consentito dell’auto aziendale. Ecco quindi cosa bisogna fare per costruire una car policy. 

Leggi anche: la parola ai Fleet Manager, così sarà il futuro delle car policy

COME COSTRUIRE LA CAR POLICY 

DEFINIRE GLI OBIETTIVI DELLA CAR POLICY

Il primo passo da compiere è quello di definire gli obiettivi della car policy. Pur trattandosi di un documento fortemente soggettivo, perché legato, di volta in volta, alle specificità della singola azienda sotto diversi punti di vista (dimensioni, inquadramento, obiettivi di business, ecc), ci sono linee guida comuni a tutti. 

Eccone alcune, che poi sono alla base della gestione della flotta aziendale

  • riduzione dei consumi;
  • riduzione delle emissioni di CO2;
  • contenimento dei costi  rispetto a quelli generali dell’azienda;
  • acquisizione di prestigio a livello di immagine e responsabilità sociale di impresa.

 

Noleggio a lungo termine per pmi Namirent

Una volta che un’azienda ha identificato gli obiettivi, il passaggio successivo consiste nel trovare gli strumenti necessari a declinare questa impostazione.

Se, ad esempio, il focus ricade sulla questione dei consumi, voce che incide pesantemente sul TCO (Total Cost of Ownership), occorrerà da parte del Fleet Manager uno studio approfondito dell’offerta presente sul mercato auto, al fine di comparare le possibili scelte in materia di motorizzazioni con le effettive esigenze di utilizzo e di percorrenza.

Se invece, per fare un altro esempio, l’attenzione deve essere orientata sul piano dell’immagine e della riduzione delle emissioni, allora ecco che la scelta delle auto elettriche e ibride può diventare una voce importante all’interno della car policy aziendale. 

Leggi anche: cosa pensano i Fleet Manager delle auto elettriche e ibride

STABILIRE LA STRUTTURA DEL DOCUMENTO

Il secondo passo è quello di stabilire la struttura del documento, che poi rimarrà il centro della car policy per diversi anni. Le voci principali, che non possono mai mancare, a questo proposito sono: 

  • Criteri e modalità di assegnazione delle auto aziendali (distinguendo tra uso per servizio, promiscuo o fringe benefit)
  • Tipologie di vetture da inserire in flotta (la cosiddetta car list)
  • Procedure di utilizzo/restituzione dell’auto aziendale
  • Deroghe rispetto all’assegnazione del veicolo (chi altro può mettersene eventualmente alla guida)
  • Modalità di applicazione delle sanzioni in caso di utilizzo inappropriato del mezzo.criteri car policy

ELENCARE I CRITERI DELLA CAR POLICY 

I criteri della car policy, in particolare, vanno messi nero su bianco: occorre prima di tutto distinguere chi all’interno dell’azienda avrà diritto a un’auto aziendale assegnata e i dipendenti che, al contrario, non godranno di tale benefit. In secondo luogo occorre indicare le fasce di assegnazione (solitamente all’interno dell’azienda i dirigenti hanno diritto a una certa tipologia di vettura, la forza vendita a un’altra). 

Non da ultimo, occorre indicare chiaramente le norme di comportamento che ciascun driver dovrà seguire, nel rispetto sia del Codice della Strada sia del Codice Civile. Queste norme sono molto importanti per non dover poi fronteggiare i costi occulti determinati dalla “non sicurezza“. Ricordiamo che un maggior numero di infrazioni equivale a un maggior numero di multe e che gli incidenti e i guasti dovuti all’incuria di chi guida comportano spesso il fermo auto, con incluse ingenti spese di manutenzione.

CONSIDERARE LE VOCI AGGIUNTIVE

Al fianco delle voci principali, si possono aggiungere le voci aggiuntive della car policy, a completa discrezione dell’azienda. Ad esempio:

  • applicazioni di particolari formule assicurative, come la Kasko
  • modalità di gestione delle contravvenzioni (dove e come trattenere l’importo corrispettivo)
  • disciplina sulle auto sostitutive (qualora previste)
  • modalità per il rimborso del carburante
  • procedure da applicarsi in caso di assenza dal lavoro del dipendente per malattia/maternità
  • procedure per gestire un eventuale cambio di mansione del beneficiario
  • inserimento obbligatorio di alcuni sistemi Adas sulle vetture.

Leggi anche: come usare in modo corretto gli Adas?

Nel campo delle possibili voci aggiuntive possiamo trovare anche una sezione dedicata alle competenze (“chi decide che cosa”), legata primariamente all’assegnazione dell’auto al di fuori dei parametri fissati dalla car policy; o, ancora, un paragrafo che riguardi le modalità di acquisto dei veicoli in flotta, dove le principali formule contemplate sono tre: acquisto diretto, leasing e noleggio a lungo termine (scopri qui come funziona). Una quarta soluzione riguarda il Fleet Management (scopri qui come funziona e perchè si sceglie).

CONTROLLARE DI AVER PREVISTO TUTTO 

Per finire è importante sottolineare due concetti. Primo: solitamente i documenti di car policy da redarre sono due: uno per l’azienda, che ha l’obiettivo di mettere nero su bianco l’orientamento, l’altro da sottoporre ai driver. 

Come funziona il Noleggio a lungo termine
Secondo: bisogna controllare di aver previsto tutto nel documento di car policy. Dimenticarsi di inserire un determinato aspetto all’interno della car policy può dare origine a contenziosi interni anche importanti. Si tratta di una mancanza dal punto di vista aziendale e di un’opportunità per il dipendente, che si trova a quel punto a poter godere di un vuoto normativo. Il consiglio è  quindi quello di perdere un po’ di tempo nell’analisi del contenuto del documento, prima che quest’ultimo venga firmato e, quindi, diventi ufficiale.

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