Come costruire una car policy: contenuti e problematiche

Per rispondere alla domanda “come costruire una car policy” è opportuno partire dai due sostantivi inglesi che compongono l’espressione e dalla definizione che generalmente viene data al loro accostamento, ossia la “politica” (policy) di cui ciascuna azienda si dota con l’obiettivo di gestire, in maniera efficace ed efficiente, la propria flotta di veicoli (car).

Sabino Fort è entrato in SIFÀ, azienda del noleggio a lungo termine

Per arrivare a questo obiettivo il fleet/mobility manager, ossia la figura interna deputata a sovrintendere a quest’area operativa, è chiamato a elencare “nero su bianco” quelle che in questa prima parte del servizio chiameremo genericamente “norme”. Parliamo di tutto quanto concerne l’utilizzo consentito dell’auto aziendale.

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CAR POLICY: OBIETTIVI E STRUMENTI

Pur essendo da considerarsi un documento fortemente soggettivo, perché legato, di volta in volta, alle specificità della singola azienda sotto diversi punti di vista (dimensioni, inquadramento, obiettivi di business, etc), la car policy viaggia per la sua costruzione lungo alcune linee guida identificabili.

Innanzitutto gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso la flotta. Se ne possono contare alcune tipologie principali:

  • riduzione dei consumi;
  • riduzione delle emissioni di CO2;
  • contenimento dei costi di budget rispetto a quelli generali dell’azienda;
  • acquisizione di prestigio a livello di immagine

 

Noleggio a lungo termine per pmi Namirent

Una volta che un’azienda ha identificato, tra le voci di cui sopra o anche tra le altre possibili, il driver più corretto per perseguire la visione specifica che la anima e la guida, il passaggio successivo consiste nell’isolare gli strumenti necessari a declinare tale impostazione.

Se, ad esempio, il focus ricade sulla questione del carburante, voce che incide pesantemente sul TCO (Total Cost of Ownership), occorrerà da parte del fleet manager uno studio approfondito dell’offerta presente sul mercato auto al fine di comparare le possibili opzioni con le effettive esigenze di utilizzo – di percorrenza, quindi -, in capo alla specifica flotta.

Se invece l’attenzione deve essere orientata sul piano del “saving”, il lavoro richiesto consiste nel selezionare a livello commerciale quelle proposte che consentono, una volta trascorso un triennio, di poter contare su un valore residuo sufficientemente alto da giustificare l’esborso iniziale.

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LE REGOLE DI UTILIZZO DELL’AUTO (AZIENDALE)

Dagli obiettivi “strategici” individuati discendono direttamente quelli “comportamentali” e, in una catena verticale, il regolamento a cui è obbligato ad attenersi un dipendente/collaboratore, che può godere di un veicolo in flotta quale “bene strumentale” per portare a termine un incarico per il quale si richiede un’adeguata soluzione di mobilità aziendale.

Non basta infatti, come si era soliti fare più spesso un tempo, richiamarsi al “buon senso” o alla “diligenza e cura del buon padre di famiglia“.

Occorre fissare in modo puntuale regole, criteri, condizioni, restrizioni, deroghe, procedute, etc, come si trattasse del “corpus” di una legge dello Stato dalla quale ci si attende che sia in grado di fornire risposte rispetto a ogni possibile scenario.

Occorre comunque sempre tener presente che le regole comportamentali, stilate dall’azienda e firmate dal business driver per accettazione, integrano – non sostituiscono – quelle normate dal Codice della Strada.

CAR POLICY: VOCI BASILARI/OPZIONALI

Premesso questo, le voci basilari in una car policy, che quindi non possono mai mancare nel documento, sono:

  • Criteri e modalità di assegnazione delle auto aziendali (distinguendo tra uso per servizio, promiscuo o fringe benefit)
  • Tipologie di vetture da inserire in flotta (direttamente connesse al “modus operandi”)
  • Procedure di utilizzo/restituzione dell’auto aziendale
  • Deroghe rispetto all’assegnazione del veicolo (chi altro può mettersene eventualmente alla guida)
  • Modalità di applicazione delle sanzioni in caso di utilizzo inappropriato del mezzo.

 

multe auto noleggio 2017

A queste voci, che costituiscono l’ossatura delle car policy, se ne possono aggiungere altre a completa discrezione dell’azienda:

  • applicazioni di particolari formule assicurative, come quella Kasko;
  • modalità di gestione delle contravvenzioni (dove e come trattenere l’importo corrispettivo);
  • disciplina sulle auto sostitutive (qualora previste);
  • modalità per il rimborso del carburante;
  • procedure da applicarsi in caso di assenza dal lavoro del dipendente per malattia/maternità;
  • procedure per gestire un eventuale cambio di mansione del beneficiario;
  • etc

Nel campo delle possibili voci aggiuntive possiamo trovare anche una sezione dedicata alle competenze (“chi decide che cosa”), legata primariamente all’assegnazione dell’auto al di fuori dei parametri fissati dalla car policy; o, ancora, un paragrafo che riguardi i modi di acquisto dei veicoli in flotta, area che si richiama piuttosto alla “car list”, dove le formule d’acquisto contemplate sono tre, anche se oggi i rapporti di forza stanno privilegiando alcune a discapito di altre: acquisto diretto, leasing e noleggio a lungo termine. Una quarta soluzione riguarda l’outsourcing.

Occorre tuttavia considerare che vi è una car policy stilata a beneficio dell’azienda, per avere presente l’orientamento; e un altro documento, più o meno lungo, che viene sottoposto ai driver.

LA DISCREZIONALITÀ DELLA STRUTTURA

Tra le problematiche connesse alla costruzione del documento, per il quale non esiste un “format” universale a cui richiamarsi, troviamo proprio la questione della struttura, che può constare sia di un unico atto onnicomprensivo, sia di un testo principale più corto al quale inserire in calce una serie di appendici.

Per orientarvi nella scelta tra l’una e l’altra opzione possiamo dire che un criterio utile è quello di cercare di inserire nel “corpus” solo quei criteri che garantiscono di rimanere invariati il più a lungo possibile. La “ratio” che sottosta all’assegnazione di un’auto aziendale a un dipendente/collaboratore, piuttosto che alla scelta di includere/escludere alcune tipologie di veicolo, è troppo soggetta alle evoluzioni aziendali e storiche per poter essere presa in considerazione.

Come funziona il Noleggio a lungo termine

Grazie al sistema delle appendici, al contrario, è possibile mantenere il documento sempre aggiornato senza dover necessariamente riscrivere da capo ogni tre anni, nel momento di ricambio del parco veicolare.

Quanto invece alla questione della lunghezza di una car policy (espressa in numero di pagine), la necessità di avere un documento snello, che i destinatari possono capire rapidamente, si scontra con la prospettiva, da parte dell’azienda, di trovarsi esposta, in un futuro non troppo lontano, a contestazioni e recriminazioni.

Occorre quindi prestare la massima attenzione affinché non vi manchi alcuno dei criteri-base che disciplino l’utilizzo dei mezzi in flotta. Una car policy dovrebbe comunque essere compresa – escludendo le appendi – tra le cinque e le sei pagine.

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