Guida al mobility budget, cos’è e come si assegna

Per soddisfare la domanda dei dipendenti di soluzioni di mobilità sostenibili e flessibili, sempre più desiderate, ed essere in linea con gli obiettivi di sostenibilità ambientale, serve molto più di una car policy votata a questi scopi. Lo strumento in mano ai Fleet e Mobility Manager, in questo caso, è il budget di mobilità.

Uno strumento che non vuole sostituire una corretta car policy, ma proporre un’alternativa, o un affiatamento, all’auto aziendale. Capiamo quindi cos’è un mobility budget, chi ne ha diritto e a quanto ammonta, ma anche come progettarlo in modo che funzioni.

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Cos’è il mobility budget

Il mobility budget permette di offrire ai dipendenti un benefit alternativo all’utilizzo dell’auto, sia privata che aziendale (dopo capiremo perché potrebbe essere importante permettere a tutto l’organico averne accesso), lasciando al dipendente stesso la libertà di dedicare il proprio “voucher” ai servizi che meglio si prestano alle sue necessità di spostamento: sharing, pooling o convenzioni con i trasporti pubblici su tutto il territorio nazionale.

Quindi, parliamo di un sistema che offre la libertà e la flessibilità di scegliere le soluzioni di mobilità di cui ha bisogno e che potrebbe includere, accanto a un’auto aziendale, un importo fisso al mese da utilizzare per gli spostamenti casa-lavoro o le trasferte.

Cosa dice la legge

A differenza di altri Paesi (ad esempio il Belgio, che da tempo ha preso la decisione di formalizzare il mobility budget, anche grazie ad una forma di tassazione dei benefit aziendali basata su tre aspetti: le emissioni dell’auto, la possibilità di accesso a mobilità alternativa anche in condivisione e, appunto, un mobility budget soggetto a tassazione fissa del 38,07%), l’Italia non ha una legge che regolamenti il mobility budget. 

Una mancanza che mina alle fondamenta il percorso di taglio delle emissioni e di efficientamento, perché molte aziende si trovano in una terra-di-nessuno quando si parla di questo tipo di iniziative.

La maggior parte delle aziende italiane, quindi, fa ricadere il mobility budget sotto il cappello del fringe benefit. Il problema è che, terminata l’efficacia del decreto Aiuti-quater che per il 2022 aveva aumentato il fringe benefit fino a 3 mila euro, aziende e dipendenti hanno a disposizione solo poco meno di 260€ – oltre al bonus carburante da 200€ – per coprire i costi del mobility budget.

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Quanto vale il mobility budget?

Quando si parla di gestione di mobilità dei dipendenti, e del budget annuale dedicato, come sappiamo non ci sono regole fisse. L’istituzione di buoni di mobilità da destinare ai dipendenti deve quindi tenere conto di diversi aspetti.

Il dipendente utilizza forme di mobilità sostenibile alternative all’uso dell’autovettura privata? Se non lo fa, potrebbe avere accesso a questa modalità di spostamento? Dove abita? Qual è la sede di lavoro? Ha diritto allo smart working?

La risposta a tutti questi quesiti ha bisogno di un team interfunzionale: il Fleet e Mobility manager dovrà quindi organizzarsi con le Risorse Umane, le strutture finanziarie e legali dell’azienda, oltre a sottoporre ai dipendenti dei questionari per comprendere le loro esigenze di mobilità.

Per questo è bene stabilire un budget iniziale e avviare un progetto pilota, per ottenere il feedback degli utenti che consentirà di prendere le giuste decisioni ed eventualmente rimodulare i buoni.

Chi ne ha diritto?

Ad oggi, come detto, non esiste una legge o norma in merito al budget per la mobilità. La maggior parte delle aziende che già lo integrano tendono ad offrirlo come pacchetto con l’auto ancora inclusa. Attenzione però: lasciare al dipendente la possibilità di scegliere, per esempio di avere un’auto più economica a fronte di un mobility budget maggiorato, o nessuna auto, potrebbe permettere all’azienda di risparmiare.

Ci sono poi notevoli vantaggi nell’avere il mobility budget accessibile a tutti: come detto, oggi più che mai, i lavoratori sono molto attenti alle scelte in termini di sostenibilità e mobilità dell’azienda, soprattutto quando devono scegliere un nuovo lavoro. Proporre un budget di mobilità potrebbe, quindi, essere un incentivo in fase di contrattazione per rendere la propria offerta di lavoro più attraente. Il problema in questo caso è legato alle incertezze legali e fiscali.

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Come viene erogato?

Soprattutto quando si parla di grandi aziende, il budget per la mobilità dei dipendenti, che è necessariamente – come già detto – multimodale, deve essere uno strumento amministrativo semplice. Stiamo parlando di piattaforme Maas (Mobility as a Service).

In questo caso esistono molte aziende che forniscono questo tipo di supporto, ma oggi anche le società di noleggio possono proporre le proprie piattaforme di gestione, così come di carte di mobilità che i dipendenti possono utilizzare per varie modalità di trasporto (a fronte di accordi individuali con gli operatori di trasporto).

Adottando questi strumenti è possibile semplificare al massimo il lavoro di rendicontazione, perché è possibile ricevere un’unica fattura dettagliata alla fine del mese.

Cosa si può acquistare?

Come detto, il mobility budget è pensato per adattarsi al dipendente, per questo motive offre un’ampia gamma di possibilità di spesa: dallo sharing di auto o mezzi di micromobilità, come biciclette e monopattini, al car pooling, così come abbonamenti ai trasporti pubblici locali e nazionali.

Rimanendo nel campo stretto dell’auto, il Mobility o Fleet Manager può valutare se il passaggio ad un mobility budget possa essere accompagnato da un noleggio “flessibile”. Ad esempio, semplicemente scegliendo un’auto più piccola (ed economica) per l’uso quotidiano, magari con la possibilità di sostituirla con un’auto più grande per le vacanze, per un determinato numero di volte all’anno. Lo stesso può essere fatto per il passaggio da una EV ad una ICE.